1 - Qué es un Mapa de Procesos y cuáles son sus utilidades.?
Un mapa de proceso presenta una visión general de un sistema
organizacional sea una empresa o una determinada acción, en donde
presenta los procesos y subprocesos que la componen, contribuyendo
a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una forma distinta a la
que ordinariamente lo conocemos, A través de este tipo de gráfica podemos
percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a
día.
Dentro de un mapa de
procesos podemos encontrar: Procesos estratégicos, Procesos operativos,
Procesos de soporte.Dentro de cada uno de estos se irán listando un sin número
de actividades que mostrarán las determinadas acciones a realizar, sin embargo
cada organización deberá adoptar el diseño que mejor se adapte a su sistema. Lo
que nos lleva a decir que no existe un formato predeterminado para construir un
mapa de procesos.
2 - Por qué y para qué se deben realizar los Mapas de Procesos.
El mapeo de procesos es el punto de partida para la
implementación de la gestión por procesos, su importancia radica en que los mapas de los procesos son sus
especificaciones técnicas a partir de las cuales, los colaboradores van a
estandarizar sus actividades para fabricar un bien o para brindar un servicio.
Por este motivo, la calidad de los procesos depende del óptimo mapeo de los
mismos. Los mapas de los procesos servirán de base para definir los límites de
control para garantizar que se cumpla la promesa de valor al cliente interno o
al cliente final.
3 - Que permite identificar los Mapas de Procesos:
Contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva
a cabo en una unidad de una forma distinta a la que ordinariamente lo
conocemos, A través de este tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o
pasos que a menudo pasan desapercibidos en el día a día, y que sin embargo,
afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo. Los mapas de
proceso nos permite identificar claramente los individuos que intervienen en el
proceso, la tarea que realizan, a quién afectan cuando su trabajo no se realiza
correctamente y el valor de cada tarea o su contribución al proceso. También
nos permite evaluar cómo se entrelazan las distintas tareas que se requieren
para completar el trabajo, si son paralelas o secuenciales.
4 - Cuando se debe utilizar los mapas de procesos
· Cuando se interesa automatizar la información a
través de la adquisición de equipos de computadoras y aplicaciones es
indispensable preparar un mapa de los procesos. De esta forma, pueden
identificarse aquellos pasos o tareas que son críticos para completar el
trabajo correctamente y aquellos que deberán modificarse para obtener un mayor
beneficio de la nueva tecnología.
·
Cuando las quejas o los señalamientos que se
reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener
algún servicio o resultado , es un buen indicio de que el problema pudiera
radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente.
·
Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores
en el resultado del trabajo, estos pueden ser ocasionados por un empleado que
no posee el conocimiento o la destreza necesaria. En estos casos, obviamente la
primera opción es el adiestramiento al empleado.
·
Cuando es necesario establecer indicadores para
medir la efectividad o eficiencia del trabajo, resulta de gran valor conocer
los pasos o tareas que lo componen. Así, cuando se determinan las tareas que
serán medidas, se seleccionan solo aquellas que verdaderamente impactan el
resultado y se evita recopilar datos innecesarios
5 - Cuáles son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explíquelas
Mapa funcional:
Se
utiliza mayormente para clarificar la forma en que está organizado el trabajo,
paso a paso, a través del proceso y cómo las actividades cruzan los límites de
una unidad a otra para que pueda ser completado el proceso.
Mapa de tiempo:
Éste se construye para representar el ciclo de tiempo a través del
proceso. Comúnmente se utiliza cuando se interesa reducir el ciclo de tiempo,
esto es, agilizar el proceso.
6 - Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafíquelos.
Las alternativas de procesos cruzados se refieren a
un diagrama de flujo no tan complejo ya qué se debe en el primer día pensar en
una propuesta para después procesarla luego en el segundo día tomar una
decisión si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y
se refiere al siguiente día se coordina visita y se presta el servicio.
7 - cuales son los símbolos utilizados en los mapas de procesos y explique cada uno.
